Todos por aqui já sabem que eu sou suspeita em falar sobre gestão e fiscalização de contratos, pois essa área é minha paixão. Sim, eu sou apaixonada por fiscalização de contratos e sinceramente não compreendo o motivo de em todos os lugares por onde eu passo realizando capacitações a primeira pergunta sempre ser: “Eu sou obrigado a ser fiscal?”. Gente, gestão de contratos é um máximo, o problema é que a grande maioria dos agentes não estão devidamente capacitados e preparados para assumir esse encargo, causando insegurança e medo de responsabilizações.
Seguindo esse raciocínio é inquestionável a importância da capacitação, sendo esse inclusive um critério que deve ser considerando pela autoridade competente no momento de realizar a indicação do agente para o encargo de fiscal.
Aliás, após a publicação da nova Lei de Licitações e Contratos, Lei 14.133/21, que trouxe importantes mudanças para a gestão de contratos públicos Brasil, essa premissa ficou ainda mais evidente. Sendo assim, essa legislação representa um desafio e uma oportunidade para garantir maior transparência, eficiência e qualidade na execução dos contratos.
Contudo, sabemos que além do conhecimento acerca da legislação em comento há outros mecanismos que podem auxiliar os gestores e fiscais de contratos durante o acompanhamento da execução do objeto.
Pensando nisso, preparei esse artigo que servirá de checklist para que você monte o seu Kit ao ser designado para maravilhosa missão de fiscalizar contratos.
Feita essas considerações, segue os 5 itens que devem compor o Kit fiscal do contrato:
1- Documentação Contratual: isso inclui o estudo técnico preliminar -ETP, o termo de referência ou projeto básico, o edital de licitação, o contrato em si, eventuais aditivos contratuais e documentos de publicação, como a portaria de designação de fiscais.
2- Manual do Fiscal de Contratos: documento que serve como um guia detalhado que descreve as responsabilidades do fiscal de contratos, incluindo a lei aplicável, procedimentos a seguir e as melhores práticas para o desempenho dessa função. Esse documento geralmente é elaborado levando em consideração o regulamento do órgão ou entidade.
3- Relatório de Fiscalização: registro detalhado de todas as atividades realizadas pela fiscalização, incluindo notificações encaminhadas à contratada, descrição das ocorrências, ações tomadas e resultados da fiscalização. Esse documento deve ser constantemente atualizado.
4- Mapa de Riscos da Gestão: documento conhecido que indica as ações especificas para lidar com problemas identificados durante a execução do contrato e medidas para evitar a recorrência desses problemas. Esse documento deve ser constantemente atualizado.
5- Relatório de Recebimento do objeto: documento que descreve o processo de recebimento provisório ou definitivo do objeto e inclui campos para documentar a conformidade ou não conformidade. Esse documento deve ser mensalmente elaborado.
Cumpre salientar que este kit é uma base sólida para que o fiscal de contratos possa desempenhar suas funções com sucesso e em conformidade com as leis e regulamentos vigentes. Contudo, alerto que nenhum kit será suficiente sem o devido conhecimento da Lei 14.133/21.
Deste modo, também não pode faltar na construção do fiscal a capacitação contínua, sendo fundamental que os agentes designados para fiscalização participem de cursos, treinamentos e capacitações relacionadas à gestão de contratos e às mudanças na legislação.
Por fim, é importante destacar que a atuação eficiente do fiscal é fundamental na prevenção de irregularidades, na promoção da eficiência e na garantia de que os recursos públicos sejam utilizados de forma responsável. Logo, se você foi o grande sortudo da vez e será designado fiscal de contratos deve ter um profundo entendimento da nova legislação de licitações e contratos para garantir a correta prestação dos serviços contratados.
Até breve!