1 – Objetividade: O ETP é um documento técnico e, portanto, deve ser objetivo. Como é a base para iniciar uma aquisição ou contratação, ele deve trazer os principais aspectos a serem considerados, mas sem muitas delongas. Tratar de forma objetiva os campos a serem preenchidos facilita a compreensão pelos licitantes, que conseguem claramente entender qual é o objeto. Os detalhes podem ser trazidos quanto às necessidades que serão exigidas na execução do objeto. Pode abusar dos termos e das justificativas técnicas, se for o caso. Esse documento é Técnico, os aspectos administrativos serão trazidos com maior detalhamento do Termo de Referência, Edital e Minuta de contrato. Aqui, não é precisa economizar os termos técnicos que justifiquem a necessidade ou o objeto.
2 – Descrição da Necessidade: Apesar de ser o primeiro ponto a ser preenchido do ETP, muitos ETPs são iniciados com textos que não definem nem de perto a necessidade. Em alguns casos, conta-se a história da Instituição, em outros já se diz qual é a solução. É muito importante que nesse campo seja descrito o PROBLEMA / NECESSIDADE a ser resolvido através daquela contratação ou aquisição. Vamos deixar solução para o final do documento.
3 – Conhecer o mercado: É fundamental que o ETP apresente as diferentes opções que o mercado pode trazer para solucionar aquela necessidade. Podem ser trazidas soluções encontradas em ampla pesquisa na internet, consulta a outros órgãos e até mesmo consulta direta com os fornecedores. Para essa última opção, o ideal é que sejam convocados todos os fornecedores do ramo e que constem as atas de reuniões, para demonstrar tudo que foi tratado. Muitas vezes, vale a pena marcar uma reunião com os diversos fornecedores juntos. Assim, todos tem acesso às mesmas informações e evitam-se suspeitas de privilégio ou direcionamento. Através desse conhecimento do mercado, pode-se definir se a melhor alternativa será aquisição, incluir comodato, locação ou até mesmo a terceirização. Também é útil para consultarmos o que tem de novo do mercado e acompanharmos a evolução, deixando de lado aquela prática tradicional, mas que está ficando obsoleta.
4 – A Solução: Enfim, chega-se ao tópico da descrição da solução como um todo. Esse ponto é o resultado de um bom trabalho realizado nos tópicos anteriores, e não o ponto de partida do ETP! Não começamos um trabalho pelo resultado e sim pelo que queremos resolver. Então, aqui é aonde definimos o objeto da licitação com seus pormenores. Após a conclusão do estudo comparativo das etapas anteriores, aqui é o local de detalhar a solução que se mostrou mais vantajosa para a contratação, através de respaldo técnico.
5 – Estimativa das quantidades: Um apontamento recorrente das consultorias jurídicas é quanto à justificativa da estimativa das quantidades. É importante trazer o histórico de consumo, ou de procedimentos que resultam da utilização daquele bem. Podem ser acrescidas margens de segurança para evitar o desabastecimento, mas sem exageros. E caso haja previsão de aumento de produção, pode apresentar e corroborar na justificativa. Caprichar na demonstração do cálculo das estimativas demonstra que o planejamento foi feito no caminho certo
